بهرهوری از مفاهیم علم اقتصاد و مدیریت است به این معنا که مقدار کالا و یا خدمات تولید شده در مقایسه با هر واحد از انرژی و یا کار هزینه شده بدون کاهش کیفیت افزایش یابد. «کوئیزنی» برای نخستین بار لغت بهره وری را در سال ۱۷۷۶ میلادی به کار برده شد. در سال ۱۸۳۳ میلادی نیز فردی به اسم «لیتر» بهرهوری را قدرت و توانایی تولید کردن تعریف کرد. اما واژه بهرهوری با گسترش انقلاب صنعتی برای افزایش سودمندی حاصل از نیروی کار، سرمایه و مواردی از این دست گسترش یافت. استفاده از این اصطلاح در سالهای اخیر به دلیل کمبود آب در جهان بار دیگر گسترش یافتهاست.
بهرهوری سطوح مختلفی دارد و همه افراد در همه سطوح آن نقش دارند یعنی اینکه افراد میتوانند با تفکر، ابداع و نوآوری در چند سطح گوناگون موثر واقع شوند. این سطوح شامل فرد، گروه آموزشی، گروه کاری، سازمانی، بخشهای اقتصادی، ملی و کشوری و جهانی می شوند. در سطح فردی به دنبال تدابیری برای افزایش بهرهوری فردی هستیم و در سطح گروه نیز به دنبال افزایش بهرهوری گروه کاری هستیم. بهرهوری به عنوان یکی از معیارهای سنجش فعالیتها، با در نظر گرفتن هدف و مقصد مد نظر از دو زاویه مجزا قابل بررسی است. از یک سو، نقش مفید و موثر بودن فعالیت در دستیابی به هدف ترسیمی مورد ارزیابی قرار گرفته و از سوی دیگر بـازده فعالیت مطرح می شود.
اثربخشی و کارآیی، دو مولفه بهرهوری است که در سطح فرد در زندگی روزمره به کار می رود اما عواملی مانند روزمرگی و تکراری شدن کارها باعث کاهش آن می شوند. عوامل کیفی دیگری مانند بهبود روابط حاکم بین مدیر و کارکنان، بهبود در به کارگیری روشهای نوین فناورانه و غیره بهرهوری را افزایش می دهند.
بهرهوری ایرانی
بهرهوری در ایران بیشتر به معنای افرایش کارآیی در محیط کار است. از این رو در برنامه های دولتی بارها و بارها برای آن برنامهریزی پورت میگیرد. دولت یازدهم نیز آخرین تغییر را برای رسیدن به بهرهوری در ساعت کاری اعمال کرد زیرا تغییر ساعت کاری برای کاهش ترافیک و آلودگی هوا از سال 90 به اعتقاد پلیس راهور تاثیر چشمگیری نداشت. کاهش ساعت کاری نهتنها رضایت مردم را بههمراه نداشت بلکه راندمان کاری را هم کاهش داد و این طرح با شکست مواجه شد و دولتمردان با توجه به کاهش رشد اقتصادی و محدودیت منابع در سرمایهگذاری ازجمله بهرهوری نیروی انسانی تصمیم به لغو مصوبه دولت دهم و بازگشت به روال سابق گرفتند. به هر حال باید دانست که برای بهبود روال کار کاهش یا افزایش ساعت آن کمتر از اراده شخصی موثر است و برای افزایش بهرهوری بهتر است از سطح فرد شروع کرد. بهرهوری در کار نه تنها رضایت و انگیزه فردی را ارتقاء می دهد بلکه محیط بهتری برای کار نیز مهیا میسازد.
گامهای بهبود بهرهوری در محیط کار
در امور روزمره و کاری پیش میآید که سرعت عمل ما کند میشود. این مساله موجب کاهش بهرهوری در محیط کار یا حتی در خانه می شود. پس بگذارید در چند گام ساده این موانع را برطرف کرده و بازده کاری خود را بهبود ببخشیم؛
- حواستان به زمان باشد: همان طور که بودجهی خود را حسابرسی میکنید تا ببینید چه مقدار دخل و خرج داشتهاید، یک بودجه زمانی نیز برای خود تعریف کنید تا ببینید چه میزان وقت را صرف امور مختلف میکنید. نتیجه این کار شما را غافلگیر خواهد کرد. یک بودجهبندی برای کارتان انجام دهید و یک بودجهبندی را نیز به وقتهای آزادتان اختصاص دهید. در مورد زمان کاری، متوجه خواهید شد که چه مقدار از زمانتان را برای جلسات، پاسخ به تلفن یا ایمیل هدر میدهید. البته این کارها بخشی اساسی و ضروری از شغل شما هستند، اما خیلی اوقات این کارها مانع از انجام کار به معنی واقعی میشوند. سعی کنید زمان و تعداد جلسههایتان را تا حد ممکن به حداقل برسانید. در زندگی شخصی نیز اگر قسمت عمدهی وقت شما صرف تماشای تلویزیون می شود، پس وقت آن رسیده که از این خواب جادو بیدار شوید و علایق و سرگرمیهای خودتان را از سر بگیرید. یا اینکه می توانید به جای تماشای تلویزیون، مطالعه کنید. البته اگر مشغول مطالعه این مطلب هستید، به نظر میرسد که جزو معتادان تلویزیون نیستید و به خوبی از وقت خود استفاده میکنید.
- کارهای اضافی را حذف کنید: بعد از اینکه زمان خود را حسابرسی کردید، مشخص میشود که مهمترین عوامل در هدر رفت زمان گرانبهای شما چه چیزهایی است. حالا وقت آن رسیده که موارد غیر ضروری را حذف کنید. آیا شما حجم زیادی از کارهایی را که در حیطه وظایف شما نیست، انجام می دهید؟ حالا باید همهی این کارها را از روی میز یا جدول کارتان حذف کنید و تمرکزتان را بر وظایفی معطوف کنید که به خاطر آن حقوق دریافت میکنید. اگر کاری هست که بسیار زمانبر هست و کسی هم جز شما قادر به انجام آن نیست، باید راه بهتری برای آن بیابید؛ خلاق باشید، سیستم بهتری ایجاد کنید و در صورت امکان از تکنولوژی غافل نشوید.
- منظم باشید: آیا شما تمام روز را صَرف یافتن اطلاعات در ایمیل یا فایلهای مختلف میکنید؟ آیا اطراف شما پر است از کاغذهای مچاله شده؟ البته این بینظمی برای هرکسی پیش می آید. اما هر از گاهی لازم است که خانه تکانی کنید. از اینکه مجبور شوید برخی چیزها را دور بریزید نترسید. اگر یادداشتی را 3 ماه قبل در مورد چیزی نوشتهاید و حالا نمیدانید که برای چه کاری بوده، پس دیگر به آن نیازی ندارید.
- دیجیتالی شوید: تقویمهای کاغذی و یا آنالوگ برای مشاهده تاریخ بسیار مفید هستند. اما من این روزها تمامی قرارهایم را به صورت دیجیتال تعیین میکنم و همین طور تمامی شمارههای تماس و یادداشتها را هم به کمک گوگل دیجیتال نگه میدارم. مصرف کاغذ بسیار کمتر میشود و علاوه بر احساس کمتر آسیب رساندن به طبیعت و قطع درختان، باعث میشود همه چیز منظمتر شود. اگر میتوانید در جلسهها نیز لپ تاپ یا تَبلِت به همراه داشته باشید و یادداشتها را در آن وارد کنید. اگر سرعت تایپتان هم زیاد باشد سریعتر مینویسید و خروجی هم خیلی مرتبتر خواهد بود. برای هر چیز یک فایل با تاریخ و موضوع مشخص باز کنید. حالا همهی یادداشتها به راحتی در دسترس شماست.
- میانبرها را یاد بگیرید: از یک برنامه مثل گوگلمَپ استفاده کنید تا بتوانید بهترین مسیر را برای دسترسی به اداره خود بیابید. تمام کلیدهای میانبر در محیط ویندوز، مایکروسافت آفیس یا هر نرم افزار کاربردی دیگری را یاد بگیرید. برای سندهایی که مداوم از آنها استفاده می کنید یک فُرم تهیه کنید و به صورت قالب از آن استفاده کنید. برای خواندن اخبار و مطالب روزانه از هر سایت، میتوانید از فیدهای آر.اس.اس استفاده کنید. ایمیلهای خود را به یک اکانت تقلیل دهید.نکته مهم این است که این میانبرها قطره قطره جمع میشوند و خواهید دید که در دراز مدت بیشتر از آن چه که تصور میکردید، زمان شما را افزایش داده و موجب افزایش بهرهوری خواهد بود. اگر با اینترنت مداوم کار میکنید، نکتههای زیر را رعایت کنید؛
هر ایمیل را فقط یک بار بخوانید.
استفاده از شبکه های اجتماعی را کاهش دهید.
قانون ۵۰/۱۰ را رعایت کنید. یعنی ۵۰ دقیقه کار کنید، ۱۰ دقیقه استراحت کنید.
برای انجام هر کار زمان مشخصی را قرار دهید و به آن پای بند باشید.
روی کارهای بزرگ تمرکز کنید. این کار میتواند بهرهوری شما را افزایش دهد.
- باور، اعتقاد و اطمینان داشته باشید: در هر کجا که هستید می توانید تغییراتی در محیط کارتان به وجود آورید. گام اول برای هر حرکت موفقیتآمیز، داشتن اعتقاد راسخ و ایمان به نتیجه کار است. این در واقع «راز» و «جوهر» حرکت بهره وری است.
راهکارهایی برای خانم مدیر
اگر شما مدیر یک شرکت یا یک سازمان هستید، برای افزایش میزان بهره وری شرکتتان میتوانید ترکیبی از کارآیی و اثربخشی را در نظر داشته باشید. یعنی شما چنانچه یک روش و فرآیند مناسب و مطلوبی را طراحی کنید و این روش به خوبی انجام گیرد موجب افزایش بهرهوری می گردد.
بهرهوری مفهوم و شاخصی است که متکی بر نتیجه است و با اندازهگیری خروجی و نتیجه فرآیند میتوان بهرهوری را اندازهگیری و تعیین کرد. لازمه بهرهوری و افزایش مستمر آن، بهبود است و زمانی که از بهبود سخن میگوییم باید شاخصهای متکی بر روند را ملاک قرار دهیم. بنابراین شرط رسیدن به بهره وری، بهبود در فرآیندهاست. برای افزایش بهرهوری راهکارهای متعدد و مختلفی وجود دارد که بسته به شرایط و فرهنگ کاری هر سازمانی این راهکارها متفاوت خواهد بود. مهم ترین عامل و نیروی محرکه در این مسیر، نیروی انسانی و کارکنان می باشند. توصیههای بهداشت زنان برای بهبود شرایط کاری شرکتتان را جدی بگیرید؛
- به کارگیری ابزارها و نظام های کیفی: سیستمها و ابزارهای متنوع و مختلفی برای افزایش کیفیت و بهرهوری وجود دارد. ابزارهایی مانند کنترل کیفیت، تولید بی نقص، 6 سیگما، مهندسی ارزش و ….
- کاهش ضایعات: یکی از راههای افزایش بهرهوری کاهش ضایعات است. ضایعات و افزایش روزافزون آن، یکی از پدیدههای تولید انبوه است که کشورهای صنعتی ازجمله اروپاییان در جستجوی یافتن راههایی برای جلوگیری و قطع این جریان هستند. کلیه کارکنان باید ضمن استفاده از تواناییهای شخصی خود، با تشکیل گروههای کاری، نظرات و پیشنهـادات سازنده ای را در ارتبــاط با کاهش ضایعات و افزایش بهره وری ارائه کنند.
- ایجاد تعهد و انگیزش در کارکنان: یک کارمند متعهد برای سازمان فوقالعاده ارزشمند است. او میتواند با انجام به موقع کارهــا و حس مسئولیت در افزایش تولید و بهرهوری موثر باشد. لذا سعی کنید کارمندان متعهــدی برای سازمان تربیت کنید. مدیران میتوانند با برآورده کردن نیازهای اساسی کارکنان، برقراری اعتماد متقابل میان خود و آنها و ایجاد یک فرهنگ عاری از سرزنش، آنها را نسبت به سازمان متعهد کنند. انگیزش مناسب کارکنان از طریق اعطای پاداشهای مادی، تفویض اختیار، ایجاد محیط دوستانه و روابط غیررسمی بین کارکنان نیز موجب افزایش بهرهوری میگردد.
- مشارکت دادن کارکنان: تجربه نشان داده است که یک سازمان با اتکا به کارکنان خود میتواند موفق باشد. از اینرو سازمانهای پیشرو همواره بر بهبود مستمر کیفیت کاری کارکنان خود توجه خاصی می کنند و این الگوی رفتاری در مدیران سازمانها، کاهش ضایعات و بهبود کیفیت محصول را به همراه دارد که نتیجه نهایی آن نیز افزایش بهره وری است.
- استفاده از تکنولوژی و تجهیزات پیشرفته: تولید بهینه یا کارآمد و به عبارتی افزایش بهرهوری در بخش تولید مستلزم تغییر، توسعه و پیشرفت تکنولوژی است. با مکانیزه کردن، بهبود و تسهیل روندها و فرآیندها، زمان و انرژی انجام کارها کاهش یافته و با افزایش خروجی مورد انتظار، کاهش هزینه های تمام شده و در نتیجه کاهش قیمت تمام شده، بهره وری افزایش مییابد.
اندازه گیری بهرهوری
برای افراد مختلف آگاهی از نتایج تلاشهایشان یک نیاز ذاتی است و مدیران نیز باید بدانند سیستم سازمانی که آن را مدیریت می کنند چگونه عمل و تغییر میکند. اندازه گیری بهرهوری ابزاری موثر در تجزیه و تحلیل عملکرد شرکت بوده و ضمن آنکه مشخص میکند تلاشهای بهرهوری تا چه حدی مفید بوده است. برای اندازه بهرهوری در سازمانها باید به موارد زیر توجه کرد:
– مدیران و کارمندان باید سیستم بهره وری را درک کرده و به آن اعتماد داشته باشند.
– اندازه گیری بهرهوری باید تمام منابع و فعالیتهای کسب و کار را در بر بگیرد.
– نتایج اندازه گیری باید منبع سود را مشخص کند و به این پرسش جواب دهد که آیا سود حاصل ناشی از بهرهوری واقعی بوده یا تورم قیمت ها سبب این امر شده است.
– نتایح حاصل باید نشانههای روشنی برای تصمیمات مدیریت داشته باشد.
برای معنیدار بودن و تحلیل بهتر شاخصهای بهرهوری لازم است که این شاخصها براساس یک اطلاعات پایه برای همان ورودی و خروجیهای مورد نظر برای دورههای مشخص مانند ماهانه، فصلی یا سالانه محاسبه و مقایسه شود.
منبع: مجله بهداشت زنان
